AI-verklaring
In het kort: we gebruiken AI als hulpmiddel om sneller en netter te werken. AI beslist bij ons nooit of je wordt uitgenodigd, voorgesteld of afgewezen. Dat doet altijd een mens. Je praat altijd met een echt persoon, en je kunt altijd vragen om een menselijke blik.
Deze verklaring legt uit hoe Short Notice (KVK 92524397) kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt en hoe we omgaan met de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689, de "AI Act") en de AVG. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.
1. Onze rol onder de AI Act
Short Notice ontwikkelt zelf geen AI-systemen. We gebruiken bestaande AI-tools van andere partijen. Onder de AI Act zijn we daarom een gebruiksverantwoordelijke ("deployer"), geen aanbieder.
2. Welke AI we gebruiken en waarvoor
| Toepassing | Wat AI doet | Wat een mens doet |
|---|---|---|
| Administratie en overzicht | Helpt sollicitaties uit verschillende kanalen samen te voegen in ons kandidatenoverzicht en dubbele aanmeldingen te herkennen (op telefoonnummer). | Serge beheert het overzicht en zet zelf de status van elke kandidaat. |
| Teksten schrijven | Helpt bij het opstellen van vacatureteksten, standaardberichten en facturen. | Serge leest en keurt elke tekst goed voordat die wordt gebruikt. |
| Zoeken in cv-databanken | Helpt openbare cv's op vacatureplatforms te doorzoeken op objectieve punten uit de vacature: gewenste functie, woonplaats en afstand, beschikbare uren en taal. | Serge bepaalt wie er benaderd wordt. |
| Eerste bericht | Verstuurt een vast, door Serge geschreven kennismakingsbericht naar kandidaten die Serge heeft geselecteerd. Het bericht is voor iedereen hetzelfde, alleen de voornaam verschilt. | Serge schrijft het bericht en voert alle gesprekken die daarna volgen zelf. |
De AI-tool die we hiervoor gebruiken is Claude van Anthropic. Daarnaast kun je via de website van onze opdrachtgever Unlatched solliciteren met hulp van een AI-assistent naar keuze, zoals ChatGPT. Dat gebeurt alleen op jouw verzoek en met jouw toestemming.
3. Wat we nooit met AI doen
- AI geeft kandidaten geen score of ranglijst en beoordeelt niet wie "beter" is.
- AI wijst niemand af en neemt geen andere besluiten over jou.
- Geen beoordeling van gesprekken, video's, stem of gezichtsuitdrukking, en geen emotieherkenning.
- Geen biometrische gegevens en geen afleiden van gevoelige kenmerken zoals afkomst, religie, gezondheid of seksuele geaardheid.
- Geen persoonlijkheidsprofielen of voorspellingen over je gedrag.
- Geen AI-gesprekspartner die zich voordoet als mens. Als je ons belt, appt of mailt, praat je met Serge.
Deze toepassingen zijn onder de AI Act deels verboden (artikel 5, zoals emotieherkenning op het werk) en deels hoog-risico. Wij gebruiken ze niet.
4. Hoog-risico AI bij werving
De AI Act noemt AI-systemen die bedoeld zijn om kandidaten te werven of te selecteren, vacatures gericht te tonen, sollicitaties te filteren of kandidaten te beoordelen hoog-risico (bijlage III, punt 4a). Na de wijziging door het Digital Omnibus-pakket gelden de verplichtingen hiervoor vanaf 2 december 2027.
Wij zetten AI zo in dat de selectie en beoordeling van kandidaten bij een mens blijft. AI ondersteunt bij administratie, teksten en het doorzoeken van openbare gegevens, maar bepaalt niet wie verder komt. Toch houden we ons nu al aan de uitgangspunten die voor hoog-risico systemen gelden:
- Menselijk toezicht: een mens neemt elk besluit over een kandidaat en kan elke AI-uitkomst negeren of terugdraaien.
- Relevante gegevens: we zoeken alleen op punten die echt bij de functie horen, zoals regio, uren, taal en gewenste functie.
- Controle: we bekijken regelmatig of de tools doen wat ze moeten doen en of er geen groepen onterecht buiten de boot vallen.
- Informatie: kandidaten krijgen via deze verklaring vooraf uitleg over het gebruik van AI.
Gaan we AI ooit inzetten op een manier die wel als hoog-risico geldt, dan voldoen we eerst aan alle verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken uit artikel 26 van de AI Act en passen we deze verklaring aan.
5. Transparantie
Teksten die met hulp van AI zijn opgesteld, worden altijd door Serge gecontroleerd en verstuurd onder zijn naam en verantwoordelijkheid. We gebruiken geen AI-chatbots die zich voordoen als mens, en geen door AI gemaakte beelden, video's of stemmen van echte personen (deepfakes). Mochten we ooit een chatbot inzetten, dan zie je dat meteen, zoals artikel 50 van de AI Act voorschrijft.
6. AI-geletterdheid
Iedereen die bij Short Notice met AI-tools werkt, kent de mogelijkheden en beperkingen ervan. We weten dat AI fouten kan maken en controleren daarom de uitkomsten. Ook houden we de regels van de AI Act en de AVG bij.
7. Privacy en AI
- We geven AI-tools alleen de gegevens die nodig zijn voor de taak. Dat zijn vooral naam, contactgegevens, woonplaats en sollicitatiestatus.
- In onze AI-diensten staat de instelling uit waarmee onze invoer gebruikt kan worden om AI-modellen te trainen.
- Gegevens die buiten de EU worden verwerkt, zijn beschermd met de waarborgen uit de AVG. Zie de privacyverklaring.
- We nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG).
8. Jouw rechten
- Je kunt altijd vragen of en hoe AI een rol heeft gespeeld bij iets wat jou betreft. Dan krijg je uitleg (zie ook artikel 86 AI Act).
- Je kunt altijd vragen dat een mens opnieuw naar jouw situatie kijkt.
- Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van AI-tools voor jouw gegevens. Dan handelen we jouw sollicitatie volledig handmatig af.
- Al je rechten onder de AVG blijven gelden. Zie de privacyverklaring.
Mail naar info@shortnotice.nl of bel 06 43419215. We reageren binnen één maand, meestal veel sneller. Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die in Nederland ook toezicht houdt op algoritmes en AI.
9. Wijzigingen
De regels rond AI zijn nog volop in beweging. We werken deze verklaring bij als onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.